O audycie i kontroli praktycznie …

Zostałem poproszony o napisanie artykułu – felietonu. Osiem i pół tysiąca znaków. Temat: gospodarka i szeroko pojmowany audyt i kontrola wewnętrzna. Osiem i pół tysiąca znaków to dużo i mało. Raptem dwie strony. Cóż spróbuję. W głowie właściwie jest wszystko, a na rynku brakuje praktycznych opracowań na ten temat.

Jako audytorzy nie kontrolujemy dla siebie

Jak zwyczaj nakazuje na początku powinna być anegdota. Więc do dzieła. Znacie? To posłuchajcie:
Jakie są dwa najczęściej powtarzane kłamstwa w audycie i kontroli?
Pierwsze to:
– Dzień dobry przyszliśmy Państwu pomóc.
Drugie to:
– Bardzo się z tego cieszymy!
Oczywiście nic bardziej mylnego. Nikt nie lubi kontroli. Nawet kontrolujący. Kiedy u kontrolowanego pojawiają się audytorzy nikt nie czuje się przyjemnie? To dezorganizuje pracę.
Tyle, że kontroler kontroluje na zlecenie, a wyniki zostaną przekazane zleceniodawcy.
Dużo łatwiej będzie przeprowadzić kontrolę, kiedy jedna i druga strona pozostanie w przekonaniu, że kontrola nie jest dla samej kontroli, a dla wspólnej sprawy, jaką jest wspólna firma, w której się pracuje.

Rozmawiać

Najwygodniej, jeśli chodzi o kontrolera, jest zażądać mnóstwo dokumentów potwierdzających prawidłowość działań. Dokumenty sprawiają, że kontakt osobisty może być znikomy. Jednak ja w swojej pracy preferuję rozmowę, później przegląd dokumentów, a następnie znowu rozmowę.
Jednak rozmowa nie może się ograniczać do odczytania pytań z listy kontrolnej, w której są zawarte najdrobniejsze szczegóły.
Na początku ZAWSZE należy dać szansę wypowiedzenia się – opowiedzenia o przedmiocie kontroli. Opowiedzenia o tym jak kontrolowany rozumie wykonywaną przez siebie procedurę oraz jak to dokumentuje. W takiej swobodnej wypowiedzi może być zawartych wiele cennych szczegółów, których byśmy nie poznali zadając nawet najbardziej szczegółowe pytania.
Taka swobodna rozmowa daje możliwość „luźnego” sposobu prowadzenia kontroli, jak również wytłumaczenia, że czynności przez nas wykonywane są, jak to już wyżej opisałem, wykonywane dla zlecającego a nie dla samego kontrolującego.

Nie znam się, ale za dwa tygodnie będę ekspertem

Kontroler, jako profesjonalista powinien kontrolować tylko te obszary działania przedsiębiorstwa, w zakresie, których wykazuje się odpowiednią wiedzą lub doświadczenie. Lecz nie oszukujmy się. Zazwyczaj bywa tak, że kontroler jest wysyłany wszędzie tam gdzie istnieje taka potrzeba. Dlatego ukułem na swoje potrzeby wyżej wypunktowane stwierdzenie: Nie znam się, ale za dwa tygodnie będę ekspertem. Temu właśnie służy, między innymi, obowiązek przygotowania się do kontroli jak i opisany wyżej obowiązek prowadzenia rozmów z kontrolowanymi. Rozmowa, między innymi, służy nauczeniu się – poznaniu – zagadnień specjalistycznych, które musimy skontrolować. Nauczeniu się od specjalistów zajmujących się wyspecjalizowaną działalnością w firmie. Nikt inny nie ma takiej wiedzy i dlatego to oni zajmują się tak wysoko wyspecjalizowaną działalnością.

Działaj niestandardowo

Chyb najważniejsza zasada, której hołduję.
Idealnie jest, aby kontrolowana przez nas działalność miała opisaną procedurę, czyli zawierała zestaw standardowych zachowań pożądanych przez firmę, w której te procesy zachodzą.
Działania niepożądane zawsze są niestandardowe i nie uda się ich wykryć za pomocą zestawu opisanych zachowań wynikających czy to z regulaminu kontroli, czy też z karty audytu.
To niestandardowe postępowanie pozwala na wykrycie działań przestępczych lub innego stanu faktycznego, który jest niepożądany i nieakceptowany przez organizację.
Działania niestandardowe zawsze w moim przypadku przynosiły najlepsze rezultaty (ale raz też upomnienie ustne). Działania niestandardowe nie muszą być zgodne z opisanymi procedurami jednak nie mogą być niezgodne z nimi. Wiem trochę to niejasne, ale chyba na tym polega niestandardowość.

Co z tego wynika – czyli wnioskowanie

Poruszam, chyba najtrudniejsze zagadnienie w pracy zarówno kontrolera jak i audytora: wnioskowanie.
Nie uczono nas tego zbyt dobrze w szkołach. Logika, przynajmniej na prawie, które ukończyłem była bardzo pobieżna, więc też miałem trudności z właściwym radzeniem sobie z wyciąganiem wniosków. Wniosków rozumianych, jako konkluzji, czyli odpowiedzenia sobie na pytanie: co z tego wynika?
Wnioski bardzo często są mylone z zaleceniami, czyli propozycjami konkretnych rozwiązań.
Należy przyjąć, że wniosek jest wyprowadzany z przesłanek, które opisaliśmy, jako stan pożądany oraz stan faktyczny.
Cytując za Encyklopedią Onet.Wiem: „Wnioskowanie, w logice to rozumowanie polegające na wyprowadzeniu zdania (twierdzenia, konkluzji – ogólnie: wniosku) ze zdań zwanych przesłankami, które uprzednio uznane zostały za prawdziwe.
Wnioskowanie jest to jedna z najbardziej podstawowych odmian rozumowania obok sprawdzania, dowodzenia i wyjaśniania.”
A jak się do tego zabrać praktycznie? Opisując poszczególne drobne zagadnienia z każdego akapitu należy wyciągnąć jeden, dwa wnioski. Mówiąc inaczej odpowiedzieć sobie na pytanie: co z tego akapitu wynika? (Wnioski takie zawsze sobie wypisuję na marginesie dokumentu za pomocą funkcji komentarze w Wordzie). Wnioskiem może być stwierdzenie, że procedura w danym punkcie była stosowana, bądź (tu zawsze będzie ciekawiej) nie jest stosowana. Wnioski powinny zawierać, ogólnie rzecz biorąc, zapewnienia o działaniu pozytywnym, jak i o działaniu negatywnym. Przy czym te negatywne wnioski powinny być szerzej opisane z powołaniem się na dowody.
Następnie wnioski z poszczególnych akapitów kopiuję na koniec dokumentu do sekcji wnioski w raporcie z kontroli. Analizuję czy są one istotne bądź nie (takie usuwam) oraz czy z zestawienia wszystkich wniosków nie wynikają inne natury bardziej ogólnej.
Dopiero z tak opracowanych wniosków można próbować zbudować zalecenia pokontrolne czy poaudytowe.

Nikt nie zrobi tego tak jak ja, a oni nie są mną

W wyciąganiu wniosków może pomóc zrozumienie pewnej rzeczy, którą powinni zrozumieć menedżerowie. Przyjmując, że kontrolerzy czy audytorzy to menedżerowie mogący dosyć specyficznie wpływać na procesy w firmie, zasada ta również dotyczy właśnie kontrolerów i audytorów.
Zasad ta to jest zrozumienie, że kontrolowani nie są mną i nie zrobią swoich rzeczy tak jak ja (kontroler czy audytor). Zrozumienie tej zasady pomaga menedżerom na swobodne delegowanie zadań swoim podwładnym i skuteczne wydawanie poleceń.
W przypadku audytorów i kontrolerów zasada ta pomaga w zrozumieniu działań kontrolowanych, że każdy z nich może pewne procedury wykonać inaczej, a i tak czynności będą zgodne z przyjętymi zasadami oraz ostatecznie wykonane.